Wij hechten bij De Haagse Scholen veel waarde aan de privacy en bescherming van persoonsgegevens van onze leerlingen, medewerkers en andere betrokkenen. We willen daar dan ook veilig mee omgaan. In onze scholen en op het bestuurskantoor gaat een grote hoeveelheid aan informatie om, zo ook veel persoonsgegevens van leerlingen, ouders, medewerkers en andere betrokkenen. Om goed met deze gegevens om te gaan is verantwoorden wij ons aan de hand van de volgende principes:
1. Doel en doelbinding: waarom verwerken we persoonsgegevens en wat doen we met de gegevens?
Om goed en eigentijds onderwijs te kunnen bieden, leerlingen te begeleiden, leermiddelen te verschaffen en de continuïteit/kwaliteit van het onderwijs en de bedrijfsvoering te kunnen waarborgen hebben we vanzelfsprekend (persoons)gegevens nodig van leerlingen, ouders en medewerkers. Deze gegevens worden voor bovenstaande doeleinden ook uitgewisseld met partners zoals de Overheid voor het aanvragen van bekostiging en ontwikkelaars van digitale leermiddelen om onze leerlingen te kunnen voorzien van eigentijdse leermiddelen.
Wij zijn een grote organisatie en verzamelen veel gegevens, het Privacy Statement zou onoverzichtelijk worden wanneer we alle verzamelde gegevens vermelden en toelichten. Welke gegevens wij precies verzamelen en uitwisselen en voor welke specifieke doeleinden en grondslagen staat omschreven in ons dataregister. Het dataregister is op aanvraag ter inzage beschikbaar, zie hiervoor het kopje ‘contact’ onderaan het Privacy Statement.
2. Grondslag: mogen wij deze gegevens verwerken?
Voor de verwerking van persoonsgegevens hanteren wij uitsluitend een rechtmatige grondslag zoals benoemd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze grondslag kan per verwerking verschillen maar valt in ieder geval binnen de hieronder beschreven grondslagen:
- Gerechtvaardigd belang: wanneer een verwerking aantoonbaar noodzakelijk is om onze bedrijfsactiviteiten te verrichten. Bijvoorbeeld voor het geven van onderwijs maar ook voeren van een personeelsadministratie.
- Gemeenschappelijk belang: de verwerking is van belang voor de uitvoering van publieke taak. Bijvoorbeeld: gegevens die nodig zijn om onderwijs te geven aan leerlingen.
- Wettelijke verplichting: de verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Bijvoorbeeld: gegevens voor de uitvoering van de Belastingwet. Maar ook: het voorzien in uitdagend en modern lesmateriaal en leermethodes volgens het internationale Verdrag inzake de rechten van het kind.
- Uitvoering van overeenkomst/contract: maakt verwerking van persoonsgegevens mogelijk wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Het gaat dan uiteraard om een overeenkomst waarbij de betrokkene (de persoon waarvan de persoonsgegevens zijn) partij is. Bijvoorbeeld de gegevens die nodig zijn om een arbeidsovereenkomst te realiseren zoals een bankrekeningnummer ten behoeve van de uitbetaling van salaris.
- Expliciete toestemming: gegevens mogen verwerkt worden op basis van vrijelijk gegeven, ondubbelzinnige toestemming voor een specifiek doel. Bijvoorbeeld een toestemmingsverklaring van ouders voor het publiceren van beeldmateriaal van leerlingen op het internet.
- Vitaal belang: een vitaal belang is aan de orde wanneer een gegevensverwerking essentieel is voor iemands leven of gezondheid en die persoon niet om toestemming gevraagd kan worden. Bijvoorbeeld wanneer er acuut gevaar dreigt maar iemand bewusteloos is of niet in staat is om toestemming te geven.
3. Dataminimalisatie: verzamelen we niet te veel data?
We verzamelen uitsluitend gegevens die nodig zijn om het hierboven gestelde doel te bereiken. De bij ons aangeleverde informatie kan alleen worden ingezien en verwerkt door geautoriseerde personen die betrokken zijn bij het desbetreffende proces. Dit is nader uitgewerkt in ons informatiebeveiliging en privacy beleid.
Ook zullen we uw gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Als gegevens niet meer nodig blijken voor de uitvoering van de gestelde doeleinden, uitvoering van wettelijke verplichting of op een gegrond verzoek worden alle gegevens vernietigd.
4. Transparantie en rechten: hebben we u voldoende geïnformeerd?
Wij willen u er graag op wijzen wat uw rechten zijn in relatie tot persoonsgegevens. Hieronder de belangrijkste:
- recht op inzage van uw gegevens,
- recht op correctie van uw gegevens,
- recht op overdraagbaarheid van uw gegevens,
- recht op verwijdering van uw gegevens,
- recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken,
- recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten,
- recht om bezwaar te maken tegen een gegevensverwerking.
Wilt u een beroep doen op uw rechten? Neem dan contact op met de schooldirectie of leidinggevende.
5. Data integriteit: zijn de verzamelde gegevens up-to-date en juist?
Wij zorgen er zo goed als mogelijk voor dat de door ons verzamelde gegevens up-to-date gehouden worden en geen fouten bevatten.
6. Informatiebeveiliging: hoe beschermen we de gegevens?
Wij treffen voor de bescherming van uw persoonsgegevens de juiste technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Bij De Haagse Scholen:
- hebben we een informatiebeveiliging en privacy beleid,
- investeren we structureel in bewustwording onder personeel,
- sluiten we met externe partijen en partners overeenkomsten met bindende afspraken over informatie beveiliging en privacy,
- beschikken we over de laatste technieken in relatie tot netwerkbeveiliging: ‘Next- Generation Firewall’,
- hebben we een samenwerking met een gespecialiseerd advocatenkantoor voor onafhankelijk juridisch advies. Deze samenwerking levert ons binnen afzienbare tijd advies op inzake complexe privacy kwesties.
We helpen onze scholen onder andere met:
- In kaart brengen van mogelijke risico’s met betrekking tot privacy en informatiebeveiliging.
- Scholing op gebied van privacy.
De maatregelen die wij treffen om de privacy en informatiebeveiliging te waarborgen staan nader omschreven in ons informatiebeveiliging en privacy beleid en dataregister. Via deze weg hopen wij u voldoende geïnformeerd te hebben over hoe wij gegevens en privacy waarborgen in onze organisatie.
Contact
Mocht u behoefte hebben aan meer informatie of heeft u een klacht in relatie tot de omgang met persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van De Haagse Scholen, Tonny Plas, te bereiken via: fg@privacyopschool.nl, of telefoonnummer:
0172-785075.
Als u niet tevreden bent met de wijze waarop wij uw klacht hebben afgewikkeld, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens door op deze link te klikken.
Wijzigingen
Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 14 juli 2018.
Indien wij deze verklaring in de toekomst aanpassen, dan zullen we de gewijzigde verklaring op onze website publiceren, met vermelding van de datum waarop de wijzigingen zijn gemaakt. Als sprake is van wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, dan doen wij ons best om die betrokkenen hierover ook direct te informeren.