De Haagse Scholen en haar 51 aangesloten basisscholen hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige relevante wetgeving, waarbij transparantie en veiligheid centraal staan.
Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom dit gebeurt en hoe wij deze beschermen. Dit geldt voor gegevens van leerlingen, ouders/verzorgers, medewerkers, sollicitanten, stagiaires, websitebezoekers en externe partners die betrokken zijn bij onze onderwijs- en administratieve processen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze onderwijs- en administratieve taken.
| Type gegevens | Voorbeelden | Doel van verwerking |
| Identificatiegegevens | Naam, geboortedatum, BSN, leerlingnummer | Registratie, administratie en leerlingbegeleiding |
| Contactgegevens | Adres, telefoonnummer, e-mailadres | Communicatie en oudercontact |
| Onderwijsgegevens | Rapportcijfers, leerresultaten, vorderingen | Onderwijsontwikkeling en evaluatie |
| Bijzondere persoonsgegevens | Medische gegevens (zoals dyslexie of ADHD) | Alleen indien strikt noodzakelijk voor begeleiding |
| Foto- en videomateriaal | Alleen met expliciete toestemming | Schoolactiviteiten, PR, leerprojecten |
| Digitale gegevens | IP-adres, inloggegevens voor digitale leeromgevingen | Beveiligde toegang tot digitale platforms |
Hoe verkrijgen wij deze gegevens?
Wij verkrijgen persoonsgegevens via:
- Rechtstreekse verstrekking: bij inschrijving, formulieren, sollicitaties en administratieve aanvragen.
- Indirecte bronnen: DUO, jeugdzorginstellingen en andere samenwerkingspartners.
- Digitale interacties: via onze website, leeromgevingen en online systemen.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens om:
- Leerlingen correct in te schrijven en hun ontwikkeling te begeleiden.
- Te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals gegevensverstrekking aan DUO, leerplichtambtenaar en onderwijsinspectie.
- Communicatie met ouders en leerlingen mogelijk te maken.
- De kwaliteit van ons onderwijs te monitoren en verbeteren.
- De veiligheid op school te waarborgen.
- Digitale leeromgevingen en administratieve systemen te beheren.
Juridische grondslagen voor verwerking
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van:
- Uitvoering van een publieke taak: het verzorgen van onderwijs.
- Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld de registratieplicht bij DUO.
- Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten en stagecontracten.
- Toestemming van betrokkenen: bijvoorbeeld inschrijving voor een nieuwsbrief of het gebruik van beeldmateriaal.
- Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld beveiliging van schoolgebouwen en systemen.
Met wie delen wij gegevens?
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend indien noodzakelijk en alleen met:
- Overheidsinstanties en vervolgonderwijs: zoals DUO, leerplichtambtenaren, Inspectie van het Onderwijs, samenwerkingsverbanden voor Passend Onderwijs en Voortgezet Onderwijs.
- Externe dienstverleners: zoals ICT-leveranciers, administratieve partners, accountants.
- Zorginstanties: voor extra begeleiding van leerlingen. Dit gebeurt altijd met toestemming van de ouders/verzorgers.
- Kinderopvangorganisaties: voor het organiseren van buitenschoolse opvang.
- Veilig Thuis: bij signalering van kindermishandeling, volgens de wettelijke meldcode.
- Gemeenten en sportverenigingen: voor educatieve en buitenschoolse activiteiten.
Internationale gegevensverwerking
In sommige gevallen werken wij samen met internationale leveranciers van digitale leermiddelen. Indien gegevens buiten de EU worden verwerkt, zorgen wij voor passende beveiligingsmaatregelen en naleving van de AVG-richtlijnen.
Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk en hanteren de volgende bewaartermijnen:
| Type gegevens | Bewaartermijn |
| Basisadministratie leerlingen | 5 jaar na uitschrijving |
| Financiële gegevens | 7 jaar conform fiscale verplichtingen |
| Beeldmateriaal | Tot toestemming wordt ingetrokken |
| Sollicitatiegegevens | 4 weken na afwijzing, 1 jaar met toestemming |
| Camerabeelden | Maximaal 4 weken |
Bij wijzigingen in wettelijke verplichtingen passen wij onze bewaartermijnen aan en publiceren wij een update van deze privacyverklaring.
Hoe beschermen wij persoonsgegevens?
Wij nemen uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang.
| Categorie | Beveiligingsmaatregelen | Beschrijving |
| Algemene beveiliging | Versleutelde opslag | Gegevens worden versleuteld opgeslagen om onbevoegde toegang te voorkomen. |
| Beperkte toegang | Alleen bevoegde medewerkers kunnen gevoelige gegevens inzien. | |
| Regelmatige controles | Privacyregels worden gecontroleerd via audits en interne inspecties. | |
| Bijzondere persoonsgegevens | Strikte toegangscontrole | Alleen onderwijsbegeleiders en zorgcoördinatoren hebben toegang. |
| Extra beveiliging | Medische gegevens worden apart en extra beveiligd opgeslagen. |
Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben de volgende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens:
- Recht op inzage: Opvragen welke persoonsgegevens worden verwerkt.
- Recht op correctie: Onjuiste gegevens laten aanpassen.
- Recht op verwijdering: Verzoek indienen om gegevens te laten verwijderen, mits wettelijk toegestaan.
- Recht op bezwaar: Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Gegevens laten overdragen naar een andere organisatie.
Verzoeken kunnen worden ingediend via privacy@dehaagsescholen.nl. Uw verzoek wordt binnen de wettelijke termijn van 4 weken afgehandeld.
Communicatie van de privacyverklaring
Wij communiceren deze privacyverklaring via:
- Publicatie op de website van De Haagse Scholen en de aangesloten scholen.
- Opname in de schoolgids die jaarlijks wordt verstrekt.
- Nieuwsbrief waarin wijzigingen in de privacyverklaring worden vermeld.
- Bespreking tijdens ouderavonden en personeelsbijeenkomsten.
- Beschikbaar stellen van een papieren versie bij de administratie van elke school.
Contact
Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen met:
- Schoolleiding of Privacy Officer: privacy@dehaagsescholen.nl
- Functionaris Gegevensbescherming: fg@dehaagsescholen.nl
- Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wijzigingen in de privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan worden aangepast aan veranderende regelgeving en organisatorische wijzigingen. Raadpleeg regelmatig onze website voor updates.
Versie en datum
Versie 2.0, 11 juni 2025.