De Haagse Scholen verwerkt van al zijn leerlingen, medewerkers en sollicitanten persoonsgegevens. De Haagse Scholen vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. De Haagse Scholen is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met deze persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij met de persoonsgegevens van leerlingen omgaan.
Waarom verwerken wij gegevens van u en uw kind?
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. De Haagse Scholen verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze
verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school en om de ontwikkeling bij te houden van uw kind. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en de leerplichtambtenaar van de gemeente.
Wij verwerken gegevens van uw kind voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen of op basis van gerechtvaardigd belang. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd, zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s), dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven (wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).
De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij de inschrijving op onze school. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel
gegevens over leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).
Hoe verwerken wij gegevens van u en uw kind?
De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratie- en leerlingvolgsysteem Esis. Dit programma is beveiligd en de toegang tot gegevens is beperkt tot medewerkers van De Haagse Scholen die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk versleuteld bewaard. Voor de bescherming van uw persoonsgegevens hebben wij diverse aanvullende maatregelen genomen voor o.a. toegangsbeveiliging en backup.
Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en
vastgesteld zijn.
Met wie delen wij gegevens?
Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale leermiddelen. Hiervoor wordt een beperkte set met persoonsgegevens uitgewisseld met leveranciers om bijvoorbeeld een leerling te identificeren als die inlogt.
Wij hebben met leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen
gebruiken als wij daar toestemming voor geven. Een lijst van de leveranciers waar de school afspraken mee heeft gemaakt, is op te vragen bij de school.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, het samenwerkingsverband en de accountant.
Daarnaast kan het nodig zijn dat wij gegevens uitwisselen met andere externe partijen, denk aan zorginstanties. Als voor de uitwisseling geen wettelijke verplichting bestaat, dan vragen wij u vooraf toestemming om met deze partijen gegevens te mogen uitwisselen.
Bij de inschrijving van uw kind(eren) vragen wij u om toestemming voor het gebruik van foto- en videomateriaal, het delen van uw contactgegevens met andere ouders en het gebruik van social media door uw kind(eren). U hebt te allen tijde het recht om deze toestemming te wijzigen. U kunt dit kenbaar maken via een mail aan de schoolleiding.
De school vraagt ouders nadrukkelijk om terughoudend te zijn met het maken van foto’s en video’s binnen de school. Het is voor ouders niet toegestaan om foto’s/video’s die gemaakt zijn op school te delen via social media of te gebruiken voor commerciële doeleinden.
Uw rechten
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van De Haagse Scholen. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
De Haagse Scholen zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.
De Haagse Scholen heeft, naast de informatie op deze pagina, in haar privacyreglement uitvoerig beschreven hoe de school omgaat met persoonsgegevens en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit reglement is met instemming van de GMR vastgesteld.
Contact
Als u vragen of verzoeken heeft op het gebied van privacy kunt u altijd terecht bij de schoolleiding of via: privacy@dehaagsescholen.nl.
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u opheldering vragen bij onze Functionaris voor
Gegevensbescherming via: fg@dehaagsescholen.nl.
Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens
(www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Verwerkingsverantwoordelijke:
De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs.
Contactgegevens:
info@dehaagsescholen.nl, 070 – 306 5200
Contactgegevens Functionaris voor de Gegevensbescherming:
fg@dehaagsescholen.nl
Versie en datum
Versie 1.1, december 2023